主动听取下属的意见

【原文】
 
为天下式,恒德不忒。(出自《道德经》第28章
 
【译文】
 
善为侯王者宁愿把他作为错误的模式公开于天下,天下人民有机会审核侯王的行为,提出批评和建议,使得侯王的言行更完善,于是,他的真正崇高的美德就没有错误。
 
【评析】
 
善为侯王者顺应自然,甘愿为天下的模式,以此作为永久的行为准则,这样就能够虚心诚恳地听取民众的意见,就可以避免犯错误。侯王虚心诚恳地听取民众的意见可以少犯错误,同样,如果管理者主动听取下属的意见也可以避免犯错误。
 
作为管理者,对于下属的想法、意见和议论,要正确对待和重视,不能完全不顾。下属的想法、意见和议论,也都是有一定的缘由和道理的,哪怕是错误的和不当的。这样,才会团队凝聚力的形成,给管理的实施,创造有利条件。
 
决策者需要了解不同的信息,需要对企业经营中的不同情况进行有效判断,但是任何决策者都不可能掌握全部的信息和资源,所以决策者必须重视别人的意见。尽管某些意见不能被采纳,但至少可以作为决策的参考。即使是那些反对的意见,也可以提醒决策者需要规避决策中的风险。
 
决策者重视别人的意见,还必须使自己在决策中处于主动地位,这就要求管理者必须引导员工参与到决策中来。同样的问题有没有员工参与会使决策执行的效果截然不同。
 
素罗门是一家公司的部门主管。最近部门业绩下滑,他和下属的沟通也出现了问题。索罗门决定赋予办公室一个新面貌,改变部门的气氛。虽然索罗门对办公室的新摆设的构思感到兴奋,但他决定先保守秘密,以便给大家一个惊喜。
 
周末,索罗门花了很长时间改变了办公室的陈设,每张桌子和椅子都移动了位置,每个文件柜和盆景都挪了一遍。他对自己的表现十分满意,以为只需要等到星期一聆听下属们的赞美就可以了。
 
周一早晨,索罗门刻意提早到办公室看看大家的反应。但他很失望:第一个到办公室的人一言不发,陆续到达的其他人也概莫能外。索罗门非但没有得到一句赞美之辞,反而备受埋怨。他费了九牛二虎之力企图说服下属,新的办公环境会使大家更有活力,但他的努力毫无意义。下属们抱怨了一周,办公室并没有焕发活力。
 
到了周五,索罗门召集下属开会,承诺在周一早上一切都会恢复原样。
 
于是素罗门又花了一个周末的时间物归原位,大家似乎对这种结局都感到满意。但索罗门始终耿耿于怀,他觉得必须要做一些改变,于是他向下属们不厌其烦地解释。
 
中午,几名下属走进素罗门的办公室说:“我们已经讨论过了,您说得有道理。改变工作环境可能会给我们带来新鲜的气息,并提升大家的积极性和工作效率。”索罗门建议让所有的员工共同设计办公室的陈设方式。当天下午,下属们就把新的办公室配置图画好了。
 
在接下来的一周中,大家忙着安排办公室的空间。周五的时候,大家达成共识,每个人似乎都很兴奋。周末的时候下属们都过来了,大家帮忙搬东西,一起调整办公室的陈设,忙得不亦乐乎。
 
周一,布置得焕然一新的办公室受到大家的肯定。办公室的新面貌似乎真的为该部门注入了一股新气息,每个人都显得精神抖擞、士气高昂。
 
除了一两个桌子之外,下属们决定的配置图和素罗门在几个礼拜前自己决定的差不多。但两者受到的待遇如此大相径庭,实在耐人寻味。
 
素罗门为了提高部门业绩,只想做一点小小的变动,然而前后两次的结果却迥然不同。原因很简单,他的决策方式前后有别。当他一厢情愿地试图改变时,吃了闭门羹,因为下属在决策过程中是被动的;当他让下属参与决策时,却意外地达到了目的。这就说明,决策者的任何决策都需要一种决策艺术。决策者必须要重视别人的意见,必须善于把自己的决策通过员工参与的方式体现出来,因为所有的人都愿意当主人,而不想做奴仆。通过这样的方式,决策者处于决策的主动地位,并能积极地引导员工参与决策,以提高绩效。
 
决策者明白了决策不是一个人的事,还必须明确为什么决策不是一个人的事。古人云:“兼听则明,偏听则暗。”决策者要主动听取下属的意见,这样才能全面、客观地了解事物,作出正确的决策。从管理角度来说,决策者全面听取各方意见,尤其是听取下属的反面意见,可以团结有不同意见的下属,也能赢得下属的尊重和信任,提高组织的凝聚力。对于有能力的下属而言,领导乐于听取不同意见会提高他们的工作绩效。因为他们有自己的纳谏之门,就会更积极、更大胆地献计献策,会更勇敢地纠正领导的过错,更自觉地提出改进工作的建议。
 
反之,如果领导一听到反面意见就心存不悦,甚至对献策者假以辞色乃至打击报复,不接受部下的建议或批评,势必会失去下属的信赖和拥戴。
 
古往今来,成功的决策者都非常重视听取下属的意见。尤其在现代企业管理界,这种现象更为常见。卓有成效的决策者应该认真听取员工的建议和看法,积极采纳员工提出的合理化建议。员工参与管理会使工作计划和目标更加趋于合理,并且还会增强他们工作的积极性,提高工作效率。
 
1880年,柯达公司创始人乔治·伊士曼首先研究成功一种新的感光乳剂。这一发明引起人们的重视,他的研究开始得到别人的赞助。经过6年时间,他终于研制出卷式感光胶卷,即伊士曼胶卷。新型感光胶卷的出现结束了用湿漉漉的、笨重易碎的玻璃片做底片的历史。又过了2年,他又研究出手提式小型照相机,这种照相机被命名为“柯达一号”。摄影爱好者从此结束了用马车装载照相器材的日子。
 
伊士曼的一系列发明,为他赢得了可观的财富。这时,他成立了伊士曼一柯达公司,专门生产照相器材。
 
为了改善公司的经营管理,伊士曼很重视听取员工的意见。他认为公司的许多设想和问题都可以从员工的意见中得到反馈或解答。为了收集员工的意见,他设立了建议箱,这在美国企业界是一项创举。公司里任何人,不管是白领还是蓝领,都可以把自己对公司某一环节或全面的战略性的改进意见写下来,投入建议箱。公司指定专职的经理负责处理这些建议。被采纳的建议如果可以替公司省钱,公司将提取头2年节省金额的15%作为奖金;如果可以引发一种新产品上市,奖金是第一年销售额的3%;即使未被采纳,建议者也会收到公司的书面解释函。除此之外,这些建议还都被记入本人的考核表格,作为提升的依据之。
 
柯达公司的建议箱制度从1898年开始实施,一直沿用到现在。第一个给公司提建议的是一个普通工人,他的建议是软片室应经常有人负责擦洗玻璃。他的这一建议得奖20美元。设立建议箱100多年来,公司共采纳员工所提的70多万个建议,付出奖金达2000万美元。这些建议减少了大量耗财、费力的文牍工作,更新了庞大的设备,并且堵塞了无数工作漏洞。例如,公司原来打算耗资50万美元兴建包括一座大楼在内的设施来改进装置机的安全操作系统,可是,工人贝金汉提出一项建议,不用兴建大楼,只需花5000美元就可以办到。这建议后来被采纳,贝金汉为此获得50000美元的奖金。
 
进入20世纪80年代以后,柯达公司的员工向公司提建议更为积极。1983、1984两年有1/3以上的员工提过建议。公司由于采纳员工建议而节省了1850万美元的资金,为提建议的员工付出了370万美元的奖金。柯达公司设立建议箱所取得的成果,吸引了美国不少企业。目前,相当多的企业已仿效柯达设立建议箱来吸收员工意见、改善经营管理。
 
从管理角度来说,决策者全面听取各方意见,尤其是听取下属的反对意见,可以团结有不同意见的下属,也能赢得下属的尊重和信任,提高组织的凝聚力。卓有成效的管理者会鼓励下属提出不同的想法,同时,他也会坚持要求下属在提出想法的同时,认真考虑如何用实践来鉴别这些想法。